Avant le chantier : créer le dossier de référence
Commencez par réunir les documents qui définissent juridiquement et techniquement votre projet.
Selon votre situation, cela peut comprendre :
- titre ou éléments liés au terrain ;
- permis de construire et pièces associées ;
- contrat de construction, de maîtrise d'œuvre ou contrats d'entreprise ;
- plans signés et versions à jour ;
- notice descriptive ;
- avenants ;
- étude de sol et autres études techniques utiles ;
- offres de prêt et éléments de financement ;
- justificatifs des conditions suspensives ;
- attestations d'assurance pertinentes.
Dans le cadre d'un CCMI, l'ANIL rappelle notamment l'importance du contrat écrit, du plan, de la notice descriptive, de la notice d'information, de la garantie de livraison et, selon le cas, de la garantie de remboursement.
Assurances : ne pas garder seulement le nom de l'assureur
Les assurances sont essentielles pendant et après la construction.
Le maître d'ouvrage doit notamment pouvoir conserver les éléments relatifs à l'assurance dommages-ouvrage lorsqu'elle est obligatoire. Les professionnels qui réalisent ou participent à la construction doivent justifier de leur assurance de responsabilité décennale lorsqu'elle s'applique.
Gardez :
- attestations d'assurance ;
- nom de l'assureur ;
- numéro de police ;
- période de validité ;
- activité couverte ;
- chantier concerné lorsque l'attestation l'indique ;
- devis et factures auxquels l'attestation est jointe.
Ne vous contentez pas d'une capture d'écran envoyée par message. Conservez le document lui-même dans le dossier de l'intervenant.
Contrats, devis et avenants
Une facture n'a de sens que si vous pouvez la comparer à ce qui avait été commandé.
Pour chaque intervenant, gardez ensemble :
- devis accepté ;
- contrat ;
- conditions particulières ;
- planning annoncé ;
- détail des travaux compris ;
- exclusions ;
- avenants ;
- travaux supplémentaires validés ;
- échanges importants qui modifient le périmètre.
Si une modification est décidée sur le chantier, notez également son impact sur le prix et sur le délai.
Plans : conserver les versions, pas seulement le dernier PDF
Les plans changent souvent pendant un projet.
Évitez d'écraser l'ancienne version sans trace. Gardez au minimum :
- date ;
- numéro ou nom de version ;
- auteur ;
- statut : projet, validé, remplacé ;
- motif de la modification importante.
Sur le chantier, une erreur fréquente consiste à travailler avec un ancien plan envoyé plusieurs semaines auparavant. Une bonne organisation doit permettre de voir immédiatement quelle version est la référence.
Appels de fonds et paiements
Dans un CCMI, conservez chaque appel de fonds avec l'étape qu'il concerne.
Ajoutez :
- date de réception ;
- montant ;
- pourcentage cumulé ;
- stade annoncé ;
- photos prises lors du contrôle ;
- échanges avec le constructeur ;
- date de validation ;
- preuve du paiement.
L'objectif est de pouvoir reconstruire la chronologie financière de la maison sans chercher dans la banque, les e-mails et la galerie photo en même temps.
Factures et justificatifs de paiement
Pour chaque dépense, conservez :
- facture ;
- devis correspondant ;
- preuve de paiement ;
- étape du chantier ;
- intervenant ;
- éventuelle garantie ;
- documents techniques associés.
Classez les dépenses par phase plutôt que dans un seul dossier "factures". Six ans plus tard, retrouver la facture d'un équipement est plus simple si elle reste liée à l'étape et au fournisseur concernés.
Photos : documenter ce qui disparaît
Certaines photos valent presque autant que des plans pour l'entretien futur.
Photographiez notamment :
- fondations et armatures avant recouvrement ;
- étanchéité avant remblai ;
- réseaux avant enduit, doublage ou chape ;
- plancher chauffant ;
- renforts dans les cloisons ;
- éléments techniques cachés ;
- toiture avant fermeture complète lorsque cela peut être fait en sécurité.
Classez les photos par date et étape. Une galerie de 3 000 photos sans contexte devient vite inutilisable.
Comptes rendus et décisions
Une construction comporte aussi des décisions qui ne sont pas toujours formalisées dans un document officiel.
Conservez les décisions importantes :
- changement de matériau ;
- déplacement d'un équipement ;
- modification d'une ouverture ;
- choix d'une finition ;
- travail supplémentaire ;
- correction demandée ;
- report de date ;
- validation d'un échantillon ou d'un modèle.
Pour chacune, notez qui a décidé, quand, pourquoi et quel impact financier ou planning a été annoncé.
Documents techniques et garanties
À mesure que les équipements arrivent, gardez :
- notices ;
- fiches techniques ;
- références produit ;
- numéros de série lorsque cela est utile ;
- garanties commerciales ;
- certificats ou attestations remis ;
- documents d'entretien ;
- contacts de SAV.
Ces documents deviennent particulièrement utiles après l'emménagement, quand l'entreprise qui a posé l'équipement n'est plus sur le chantier.
Réception de la maison
À la réception, créez un dossier spécifique.
Il doit contenir :
- procès-verbal de réception ;
- liste des réserves ;
- photos associées ;
- documents remis le jour de la réception ;
- échanges liés aux corrections ;
- preuves de levée des réserves ;
- versions finales des plans ou documents disponibles ;
- notices et garanties.
Ne mélangez pas les réserves avec une simple liste de tâches : elles doivent rester identifiables dans l'historique de la réception.
Après la construction : ne pas archiver trop tôt
Une fois la maison terminée, le dossier reste utile pendant des années.
Les garanties légales et assurances de construction peuvent continuer à produire leurs effets après la réception. L'assurance dommages-ouvrage et la responsabilité décennale s'inscrivent notamment dans une période qui s'étend après la réception.
Conservez donc vos documents dans un format durable et sauvegardé, sans dépendre d'un seul téléphone ou d'une seule boîte mail.
Une structure simple de classement
Vous pouvez organiser votre dossier ainsi :
1. Terrain et autorisations 2. Contrats et assurances 3. Plans et études 4. Budget et financement 5. Fondations 6. Gros œuvre 7. Hors d'eau / hors d'air 8. Équipements et réseaux 9. Finitions 10. Réception et réserves 11. Garanties et entretien
Dans chaque étape, gardez les devis, factures, photos, décisions et intervenants concernés.
Comment BuildIQ peut aider
BuildIQ permet de rattacher les documents à la même structure que le budget, les étapes, les photos et les tâches.
Au lieu d'avoir le devis dans un e-mail, la facture dans un dossier, la photo dans le téléphone et la décision dans une conversation, vous gardez ces éléments autour de la même étape de construction.
BuildIQ ne remplace pas l'archivage légal ou contractuel lorsqu'une forme particulière est exigée. Il sert à rendre votre propre dossier de maître d'ouvrage plus clair et plus facile à utiliser.
Liste de contrôle: documents à conserver pendant une construction
- contrat principal et annexes ;
- plans et versions successives ;
- notice descriptive ;
- permis et autorisations ;
- études techniques ;
- garantie de livraison si applicable ;
- attestations décennales des professionnels concernés ;
- assurance dommages-ouvrage ;
- devis et avenants ;
- appels de fonds ;
- factures et preuves de paiement ;
- comptes rendus de visite ;
- décisions importantes ;
- photos des travaux cachés ;
- notices et garanties des équipements ;
- procès-verbal de réception ;
- réserves et preuves de leur levée.
Ce guide est informatif. Les documents obligatoires et leur durée de conservation peuvent varier selon votre contrat, les travaux et votre situation.